19 einkenni sem gera lipur róttækan frábrugðin því sem áður hefur farið fram

Í fyrri pósti tók ég fram að ég hef verið að hugsa svolítið um nýlega innleiðingu lipra aðferða í stofnanir sem nota ófeðgar aðferðir eins og PRINCE2. Ég tók sérstaklega fram að:

Lipur vinnubrögð eru róttækar frábrugðnir þeim sem eru ófærir fyrir þeim sem voru á undan.

Það er, lipur aðferðir eru ekki aðeins frábrugðnar því sem á undan var gerðar, þær eru í grundvallaratriðum ólíkar. Þessi grundvallarmunur krefst aðlögunar í þjónustuferlum fyrirtækja (fjármál, stjórnun, innkaup osfrv.) Sem gerir afhendingarsveitum kleift að forðast núning milli afhendingar og þjónustuteymis fyrirtækja meðan viðhalda lipurð.

Svo hvað er róttækan munur?

Hér eru nokkur einkenni lipra sem þýða að lipur lið setja mismunandi kröfur til fyrirtækjaþjónustu. Þetta er ekki tæmandi listi og ég fagna fleiri dæmum. Rök mín eru þau að fjöldi og mismunandi munur þýðir að lipur lið hafa róttækar mismunandi þarfir sem notendur fyrirtækjaþjónustu:

1. Fílar aðferðir eru með grunnforsendu bakaðar í þeim - að best sé að nálgast afhendingu sem námsferli - þú getur aðeins lært hvað þú munt byggja, hvernig þú munt byggja það og hver þú þarft til að byggja það með því að reyna að byggja það og deilir reglulega því sem þú hefur byggt með viðskiptavinum / notendum til að fá endurgjöf. Þú lærir og skiptir um námskeið eins og þú ferð.

Ófeðgar aðferðir gera ráð fyrir að þú getir reiknað út flesta þessa hluti áður en þú byrjar að smíða. Ef þú þekkir ekki lipur vinnubrögð verðurðu svekktur vegna vanhæfni til að veita þér vissu framan af. En það er afleiðing skáldsagnaframkvæmda - sem er það sem flestir eru að gera hvort sem þeir gera sér grein fyrir því eða ekki - ekki lipur vinnubrögð.

Að byggja allt sem þú gerir á því að geta áttað þig á þessum hlutum án þess að afhenda þig, leiðir til vonbrigða fyrr eða síðar.

2. Óvissa um hvað næst með því hvenær og með hvaða stærð og lögun teymisins - sem felst í skáldsöguverkefnum - passar ekki vel með nákvæmum málflutningi, spá vinnuafls og öðrum undirbúningsferlum sem gera ráð fyrir þessum hlutum er hægt að vita fyrirfram. Agile er könnunaraðferð til að takast á við óvissu.

3. lipur lið geta ekki (og ættu ekki) framsenda áætlun um afhendingu í smáatriðum sem er óvitandi. Vegvísir þeirra, ef þeir eiga það yfirleitt, ættu endilega að vera óljósir þar sem tímaritið hverfur í fjarska. Þetta getur verið óþægilegt fyrir hagsmunaaðila sem eru vanir að sjá nákvæma spá um hvað þeir fá á ákveðnum dagsetningum. Í forstilltu ástandi hafa hagsmunaaðilar það sem ég kalla tálsýn um stjórnun - vegna þess að það getur gefið þeim hlýja, loðna tilfinningu um stjórnun - jafnvel þó að vegáætlun, fyrir skáldsöguverk, sé endilega skáldverk.

Ófærar leiðir til vinnu þurfa oft að búa til nákvæma vegáætlun og Gantt kort sem kortleggur hvað verður af því hvenær. Vegvísinn verður einhvern veginn „steyptur í stein“. Of ítarleg leiðarkort sem þessi gera þessa tálsýn um stjórn verri þar sem stjórnunartilfinningin bráðnar þegar upplýsingarnar sem liggja að baki þeim reynast hafa lítinn grundvöll í raunveruleikanum. Í for-lipur heimi eru hin venjulegu, en gölluðu viðbrögð hagsmunaaðila að kenna afhendingu teymi um að „hafa rangt fyrir sér“ og krefjast þess að þeir lækki enn frekar vegáætlunina. Vandamálið er ekki í teymunum, það er bilun að viðurkenna eðlislæga óvissu um afhendingu og nota viðeigandi aðferðir til að stjórna þeirri óvissu.

Snerilegar teymi viðurkenna að ítarlegt vegáætlun er rökrétt ómöguleiki við óvissuskilyrði. Sumt getur verið kunnugt; aðrir verða það ekki. Þegar líður á verkefni gera lipur lið skýr hagsmunaaðilum sínum ljóst hvað þau hafa lært og hvað þau eru ennþá óviss um. Oft er forgangsraðað í vinnu til að draga úr óvissu / auka nám. Betra er að byrja með dreifða vegáætlun og fletta því út og endurskoða það reglulega þegar verkefninu líður. Því minna sem þú veist um tiltekna hluta ferðar þinnar, því minna ítarleg kort verður að vera.

4. Vegna þess að fæðing er námsferill fegra aðferðir faðma breytingu - hvers vegna, hvað, hvernig og hver af vinnu þinni getur breyst hratt þegar ný sönnunargögn eru afhjúpuð. Aðlagar sem ekki eru liprir nota oft til að koma í veg fyrir breytingar eða að minnsta kosti starfa á þeirri forsendu að breytingar - þ.e.a.s. frávik frá fyrstu spám þínum - séu sjaldgæfar eða hægar. Breytiborð sem hittast sjaldan og ákveða hvort breyting sé leyfileg endurspegli þessa vinnubrögð. Betra að fela ákvörðunarhópum eða þeim sem starfa á sama hraða og afhendingarteymin þín ákvarðanatöku. Ef þér finnst þú ekki geta gert þetta skaltu að minnsta kosti ganga úr skugga um að skiptiborðin þín starfi á þeim hraða sem hindrar ekki afhendingu.

5. Fimar aðferðir skila stigvaxandi og því oft - við köllum þessa litlu lotu afhendingu. Aðferðir sem ekki eru lipar skila í Big Bang (eða stórri lotu) útgáfum og svo sjaldan. Ferli fyrirtækjaþjónustu sem eru hönnuð til að losa sig við stórhögg (sem koma sjaldan, en með miklum breytingum) eru óhóflega þungavigtir fyrir lipra afhendingarútgáfur (sem fylgja litlum en tíðum breytingum).

6. Vegna þess að þeir eru að skila í litlum hópum þurfa lipur lið lítið magn af tíðum inntak og endurgjöf frá viðskiptavinum (eða vörueigendum) og hagsmunaaðilum. Hvert stig (eða jafnvel oftar) sem þeir þurfa að vita hvað þeir ættu að einbeita sér að því næsta og hvernig það sem þeir hafa skilað er að mæta þörfum fólks.

Afhendingateymi þarf oft og skjótar ákvarðanir til að vera duglegur og árangursríkur. Með stórri afhendingu lotu þarf endurgjöf viðskiptavina og hagsmunaaðila sjaldnar - vegna þess að komið er í veg fyrir breytingar eins mikið og mögulegt er - en í meiri tíma hverju sinni. Þetta getur valdið nokkrum núningspunktum: til dæmis er ekki víst að hin ólíka nálgun við þátttöku sé miðluð vel eða jafnvel skilin eða það geta verið samræmingaratriði. Hagsmunaaðilar geta einnig tekið saman ákvarðanir á þann hátt sem hentar þeim en sem hindrar eða hægir á afhendingarstarfi (til dæmis mánaðarlegum (eða jafnvel sjaldnar) stjórnum).

7. lipur teymi samanstendur venjulega af réttri blöndu af liðsheildarfólki til að skila vinnuvöru. Ábyrgð á afhendingu er deilt af teyminu. Í rótgrónum vinnubrögðum vinna mörg aðskilin teymi sérhæfðra liða með því að koma skjölum og millistigum til skila (t.d. kröfur um forskrift eða óprófa hugbúnað) meðfram keðju. Ábyrgð á afhendingu dreifist um keðjuna eða er haldin á stigi fyrir ofan keðjuna, til dæmis á skrifstofustjórn áætlunarinnar sem er eitt skref fjarlægt frá hverri afhendingu.

8. lipur verkefni geta verið tiltölulega lítil og það geta verið mörg fleiri af þeim. Þessi verkefni byrja oft með stuttum uppgötvunar- og alfa stigum. Vinna gæti stöðvast við verkefni eftir uppgötvun eða alfa eða jafnvel á meðan á þeim stigum stendur. Þetta þýðir að það eru venjulega mörg fleiri, en styttri, lipur verkefni. Í forstilltum heimi er algengara að hafa færri en stærri vinnuáætlanir. Ótækra verkefna fyrir samþykki verkefna er venjulega fínstillt á þeim grundvelli að svo er.

Þegar farið er yfir í lipur getur aukning í fjölda verkefna sem eru rekin, jafnvel þó þau séu smærri fyrir sig, sett fram aukið álag á safnasveitir, verkefnastjórnunarstofur og einstaklinga í fjármála-, verslunar- og starfsmannateymum sem vinna með afhendingu teymi. Þetta álag mun halda áfram þar til þessi lið laga aðferðir sínar að nýju gerð eftirspurnar sem sett er á þau.

9. Eins og fram kemur hér að ofan byrja lipur lið oft með afhendingu með stuttum uppgötvunarstig þar sem þeir rannsaka helstu notendaþörf fyrir þjónustu, kanna möguleika til að skila henni og fá almennt skilning á því hvort það sé þess virði að byggja upp.

Hugmyndin að uppgötvunarstigi er að teymið skilar nýju námi í hverju þrepi. Góð lipur teymi vita að uppgötvunarstarf þeirra gæti leitt til þess að verkefninu líður ekki lengra. Reyndar er það mikill vinningur fyrir samtökin ef hægt er að stöðva verkefnið eftir uppgötvun þar sem það sparar þeim kostnað við að þróa þjónustu sem mun ekki ná árangri.

Í liðum sem ekki eru liprir, gerist hugsun áður en afhendingu og breytingum er komið í veg fyrir eins mikið og mögulegt er. Það er gengið út frá því að þegar afhending hefst muni hún halda áfram til enda. Þetta er dýrt og vandræðalegt ef síðar er vitað að þjónustan skilar ekki þeim árangri sem henni var ætlast til þegar hún kemst í snertingu við raunveruleikann.

10. lipur lið geta snúist og kvarðað upp eða niður mjög fljótt, sérstaklega í uppgötvun og alfa þegar þú veist hvað það er sem þú ert að reyna að byggja. Þú gætir þurft fleiri eða færri fólk með litlum fyrirvara. Aðferðir sem ekki eru lipar gera ráð fyrir stærð liðs og samsetningu er hægt að vinna fyrirfram. Innkauparaðferðir þurfa því ekki að svara. Stórum hópaflutningum leiðir einnig til stórra framboðs af hópum, sem er tímafrekt og krefst oft meiri stjórnarhátta og lengri lista yfir samþykki, sem dregur úr afhendingu.

11. lipur teymi vinna oft að niðurstöðum frekar en afhendingar og lögun. Ef þú ert rekja spor einhvers sem ekki er lipur mun þetta þurfa smá aðlögun í nálgun þinni. Þú munt ekki fylgjast með framförum gagnvart fyrirhuguðum afrakstri og áætluðu áreynslu heldur vinna frekar með afhendingarliðinu reglulega til að koma þér saman um hversu mikið fé þú vilt eyða til að ná fram þeim árangri. Þú munt sennilega einnig komast að því að mennta þarf hagsmunaaðila til að fylgjast með framvindu á annan hátt.

12. Agile þarfnast trausts og valdeflingar til að geta unnið. Þeir sem eru næstir verkinu þurfa að geta tekið ákvarðanir um hvað eigi að byggja og hvernig verkið virkar. Liðin hafa samskipti á mjög opinn hátt, sem ætti að hjálpa til við að efla þetta traust. Agile kemur einnig með safn gripa og funda, svo sem daglegan uppistand við liðsmúrinn og reglulega sýningu og segir frá því að auka hreinskilni. Liðin hafa samskipti augliti til auglitis á hverjum degi og deila starfi sínu hvert við annað og með þeim sem eru utan teymisins, þar með talið hagsmunaaðilar og aðrir í stjórnunarhlutverkum. Ófærar leiðir til vinnu þurfa oft samskipti í gegnum skjöl og samninga. Þetta vekur ekki gagnkvæmt traust. Einnig eru þessir gripir oft ekki tiltækir þeim sem eru utan verkefnisins.

13. Sjálfskipt milliverkun er mikilvæg við lipur. Liðin gætu kviknað saman til að skila tilteknum eiginleikum og besta leiðin til að gera þetta er með samhýsingu. Þetta þýðir ekki bara að liðið er í sömu byggingu - meðlimir sitja líka saman. Ef samstaðsetning er ekki möguleg þarf verkfæri sem styðja augnablik samspil - en að sitja saman virkar um það bil tvisvar sinnum eins og fjarnám vegna þess að þörf er fyrir tíðar samskipti innan liðsins.

14. Ofn upplýsinga er nauðsynlegur í lipurri. Þessir skjáir (sem gætu verið handskrifaðir, prentaðir eða rafrænir) eru staðsettir einhvers staðar áberandi nálægt teyminu þannig að auðvelt er að sjá og fylgjast með öllum þeim upplýsingum sem máli skipta fyrir verkið. Þetta er líka hluti af hreinskilni og gegnsæi sem fylgir lipur - vegfarendur geta séð þessar upplýsingar sem og teymið. Með staðfestum vinnubrögðum er upplýsingum venjulega haldið innan verkefnahópsins eða hjá þeim sem stjórna þeim. Aukið gegnsæi getur verið óþægilegt fyrir suma. Í sumum stofnunum getur það verið beinlínis bannað að nota veggi sem hluta af vinnusviði teymisins.

15. Heitt skrifborð - þar sem teymi er blandað saman og blandað saman, við einstaklinga sem vinna oft á eigin spýtur - virkar ekki með lipurri því það gerir ráð fyrir að þú þurfir ekki að sitja við hlið liðsfélaga þinna (eða nálægt liðsveggnum) ) að vera áhrifarík. Fimt teymi hafa samskipti stærstan hluta dagsins og þurfa að vera nálægt hvort öðru, svo og upplýsingaveitur sem stjórna starfi sínu. Lipur teymi hafa mismunandi vinnubrögð og því mismunandi rýmisþörf - það getur verið erfitt að vinna í rólegu, opnu rými - bæði fyrir teymið og þá sem eru í öðrum teymum í rýminu vegna þess að lipur teymi tala hvert við annað allan daginn og þarf að hafa fundi í teymisrými sínu.

16. Yfirleiðtogar þurfa að vera ánægðir með lipur fundi eins og sýninguna og segja frá, sem þýðir að fara á staðinn þar sem unnið er. Að vera bein vitni að verkinu eins og þessu er besta leiðin til að skilja hvað teymið er að gera og þessi fyrirbyggjandi nálgun er mjög frábrugðin þeim sem eru ekki liprir framvinduskýrslur (með skjölum) sem hagsmunaaðilum er heimilt að nota þar sem teymið er oft ekki til staðar. Auðveldara er að fela raunverulegt ástand afgreiðslustarfa með skýrslu sem framleidd er af verkefnisstjórn en það er þegar hagsmunaaðili er fær um að sjá verkið og efast um afhendingarliðið beint.

17. Agile hefur innbyggða stjórnarhætti. Lipur teymi skýrir frá því að nota aðferðir eins og sýninguna og segja frá, A3 skýrslum, ofn og stjórnborðshópum fyrir stjórnun. Að fara á staðinn þar sem verkið er unnið, til dæmis að taka þátt í sýningu og segja frá, er besta leiðin fyrir hagsmunaaðila til að fullvissa sig um að stjórnun áhættunnar sé skilvirk.

Ótækar aðferðir við rekja spor einhvers verkefnis einbeita sér að skýrslum þar sem borið er saman mat á þeim eiginleikum sem teymi sögðu að þeir myndu skila áður en þeir hófu afhendingu á móti raunverulegum eiginleikum sem þeir skila. Það er ekki heppileg nálgun fyrir nýjar afhendingarverk, þar sem ekki er hægt að vita fyrirfram hvaða aðgerðir verða afhentar eða hversu langan tíma það mun taka.

18. Stór teymi sem ekki eru lipur í áætluninni eru oft með hlutverk sem þú myndir ekki sjá í liðlegu liði - fjármögnun rekstraraðila, innkaupasérfræðinga, aðstoðarmenn HR og stjórnunarhlutverk. Þetta er nauðsynlegt til að styðja við þunga stjórnsýslu sem krafist er af áætlunum sem ekki eru lipur.

Á lipur hátt til að vinna eitthvað af þessu starfi er enn þörf - góð fjármála- og innkaupastjórnun og þróun fólks er nauðsynleg í öllum afhendingarstillingum. En í lipur heimi væri þetta fólk nálægt, en ekki í liðinu.

19. Agile er með innbyggða áhættustjórnun. Að nota könnunaraðferðir við afhendingu, skila vinnu í litlum þrepum og laga sig út frá nýju námi er áhrifaríkasta áhættustjórnunaraðferðin fyrir skáldsögur. Eins og fram kemur hér að ofan forgangsraða liðum oft vinnu sem dregur úr óvissu. Stöðvuð afhending er viðurkenning á því að þú veist hvað minnst um verkið þegar þú byrjar á því.

Hvað þýðir allt þetta?

Eins og fram kom í fyrri pósti mínum um lipur að vera róttækan frábrugðinn því sem áður hefur farið fram, getur misræmi í þörfum lipra afhendingarsveita og þjónustan sem veitt er af þjónustuhópum fyrirtækja sem er hagrætt fyrir vinnubrögð sem ekki eru lipur geta valdið því að sársauki fylgir þegar lipur er kynntur . Þetta er ekki neinum að kenna, það er bara að það er misræmi í þörfum liðinna liða og fyrirtækjaþjónustu sem eru hámörkuð til að mæta mismunandi þörfum.

Samtök hafa 3 lausnir við þessu:

  1. Samþykkja sársaukann, meðan þú skilur að þetta mun versna eftir því sem samtök þín gera meira lipra afhendingu.
  2. Bættu við brúar fólk - sem getur skilið bæði lipur og órækan heim - sem millistykki milli heimanna tveggja. Þetta er dýrt og aftur, kostnaðurinn mun aukast eftir því sem samtök þín gera lipra afhendingu.
  3. Samræma fyrirtækjaþjónustu og lipra afhendingu nánar með því að leiða alla saman til að hanna samhæfða ferla sem byggjast á notendaþörf lipra afhendingu teymanna og samtakanna. Taktu eftir þessum ferlum þegar þú lærir meira um hvernig lipur virkar í þínu fyrirtæki.

Gangi þér vel!

-

Þakkir til Beck Thompson fyrir aðstoð við innihaldshönnun við þessa grein.