Battle of the Office: Email vs Chat

Undanfarin 20 ár hefur tölvupóstur verið leiðin fyrir fyrirtæki til að hafa samskipti innbyrðis, með fáum alvarlegum keppinautum til að ögra því.

En ... ný tegund af samskiptatækjum, viðskiptaspjallforritinu, ógnar yfirburði tölvupóstsins.

Bloggarar og fjölmiðlar hafa skrifað minningarorð um brostinn tölvupóst í meira en áratug, en það virðist sem skýrslurnar um andlát tölvupóstsins hafi verið mjög ýktar. Svo hvað, ef eitthvað er, gerir þessa nýju keppinauta eins og Slack og Facebook Workplace að alvarlegri ógn við tölvupóst?

Er stjórnartími tölvupóstsins loksins að ljúka?

Eðlilega er eina leiðin til að komast að því með sanni að bera saman tölvupóst beint frá höfuð við viðskiptaspjallsvæðin. Og hvaða betri leið er til að bera saman þá, en með því að láta þá hertaka það út úr Street Fighter-stíl.

Svo án frekara fjaðrafok - láttu bardagann hefjast.

Leikmannaval

Flokkur fyrirtækjaspjallsins er ansi fjölmennur, með fjölda mismunandi forrita sem bjóða upp á fjölbreytt lögun. Til að vega upp á móti þessum mun mun þessi samsvörun setja tölvupóst á spjallforrit í heild sinni, ekki aðeins eina vöru.

Í fyrsta lagi skulum við keyra yfir tölfræði fyrir leik þessara tveggja þungavigtar.

Tölvupóstur er greinilega öflugri af þessum tveimur, með áætlaða 2,7 milljarða notenda um allan heim.

Jafnvel bara vegna innri samskipta, tölvupóstur er enn langmest mikilvægasta tækið fyrir fyrirtæki. Í könnun ReportLinker kom fram að helmingur bandarískra starfsmanna notar tölvupóst sem aðalverkfæri sitt innvortis. Aðeins 8% notuðu viðskiptaspjallforrit.

Það gæti látið líta út fyrir að vera ójöfn samsvörun, en spjallforrit eru með unglinga á hliðinni. Stærsti leikmaðurinn, Slack, var settur af stokkunum árið 2013 en tölvupóstur hefur verið til í þekkjanlegu formi síðan um miðjan áttunda áratuginn.

Það sem spjallforrit skortir á þroska, bæta þau upp í lipurð og nýta sér nútímatækni. Aftur á móti, síðast þegar breyting var á stöðluðum netsamskiptareglum var árið 2012.

Umferð 1: Hraði vs. stefna

Ef þú hefur einhvern tíma spilað Street Fighter, veistu að það eru tveir leikmennaskólar. Það eru þeir sem einbeita sér að því að ýta á hægri hnappinn á réttum tíma til að draga frábæra greiða.

Svo eru það þeir sem mappa hnappana, og vona að hraðinn vinni þeim leikinn.

Að sumu leyti er svolítið eins og hvernig spjall og tölvupóstur eru mismunandi.

Spjallforrit eru augnablik og skilaboð fljúgandi. Þess er vænst að þú svari skilaboðum um leið og þú færð þau. Það þýðir að umræður eiga sér stað á hraðari hraða og þú kemst fljótt að ákvörðunum.

Og í hraðskreyttu viðskiptaumhverfi í dag getur verið munurinn á því að vinna og tapa að vera lipur og fljótur að taka ákvarðanir í dag.

Aftur á móti eru tölvupóstnotendur með miklu fyrirgefnari glugga til að svara innan. Enginn býst við að þú haldir þig límdir við tölvupóstreikningana þína til að fá tölvupóst eða svara tölvupósti. Ef þú svarar tölvupósti seint er venjulega gert ráð fyrir að þú sért ekki við skrifborðið þitt eða að þú sért einfaldlega ekki til staðar.

Það gæti þýtt að umræður taka aðeins lengri tíma að leysa en það gefur þér tækifæri til að klára verkefni áður en þú skiptir yfir í nýju skilaboðin. Þú getur nú tileinkað þér fulla athygli nýju skilaboðin og gefið ítarleg svörun.

Skoðum skorkortið í fyrstu umferð:

Eftir fyrstu umferðina virðast spjallforrit nánast hafa yfirhöndina, en truflandi eðli þeirra þýðir að forystan í tölvupósti er mjög grannur. Áfram í umferð 2 ...

2. lota: Missa aldrei brautina

Ef þú hefur einhvern tíma notað tölvupóst fyrir innri samskipti hefur þú líklega gleymt að svara kollega amk einu sinni. Þú gætir hafa gerst sekur um það, en ég er hér til að segja þér að það er ekki þér að kenna.

Nei! Reyndar átti tölvupóstur kollega þíns aldrei tækifæri. Innan augnabliks frá því að það kom inn í pósthólfið þitt var það grafið af sölustaði, beiðnum viðskiptavina og ruslpósti.

Af nauðsyn hafa tölvupóstþjónustur smíðað flókna síunaraðgerðir, þannig að ef þú ert með nokkrar vikur í viðbót geturðu fínstillt pósthólfið þitt og aldrei saknað tölvupósts annars kollega. Þar til þú þarft að uppfæra síuna, það er.

Ef það hljómar ekki skemmtilegt (það á ekki við mig), þá er spjallforrit kannski fyrir þig. Þar sem þú notar það eingöngu til innri samskipta þarftu ekki að hafa áhyggjur af því að skilaboð frá Angela séu grafin undir fréttabréfum.

En spjallforrit hafa ekki alveg unnið þessa umferð ennþá. Þeir hafa hæl Achilles; þeir geta valdið ruglingi vegna þess að þeir hvetja til óformlegri og skipulagðari samskiptaform. Hópspjall sameina allar umræður hópsins í aðeins nokkra þræði. Þessir þræðir fara hratt og skipta oft á milli mismunandi samtöla.

Það er erfitt að fylgjast með því sem sagt hefur verið!

Samstarf við liðsfélaga þína ætti ekki að vera áskorun. Þú ættir ekki að þurfa að halda jafnvægi á sjö samtölum í gangi af ótta við að missa af.

Svo hver er staðan eftir lotu tvö?

Það er mikilvægt að geta fylgst með því sem sagt hefur verið, hvað þetta varðar, að minnsta kosti, tölvupóstur hefur reiknað það út. Viltu halda áfram núverandi umræðu? Bara að svara. Annars skaltu smella á semja.

3. lota: Einföld eða kraftmikil?

Hver persóna í Street Fighter hefur skiptingar og það að taka þá ákvörðun hvaða persóna á að spila sem hefur afleiðingar sem geta haft áhrif á það hvernig þú spilar og hvort þú vinnur.

Ég held að það sé kominn tími á aðra hliðstæðu.

Tölvupóstur er eins og persónu af Street Fighter með öflugum greiðahreyfingum, en aðeins ef þér tekst að muna flókna röð hnappa. Spjallforrit eru eins og persónan með aðeins einu sparki: einfalt að muna en ekki alveg eins áhrifaríkt.

Þeir virðast kannski ekki eins mikið en einföld geta til að bæta við eða fjarlægja fólk í tölvupóstkeðju á miðri leið er einstaklega gagnleg. Það er eitthvað sem þú getur ekki gert í flestum spjallforritum heldur.

Það er eiginleiki sem raunverulega speglar hvernig við vinnum saman að verkefnum, þar sem fólki er boðið að hjálpa þegar þess er krafist. En eins og með marga gagnlega eiginleika í tölvupósti, eru þeir langt frá því auðvelt að nota.

Spjallforrit fjarlægja þennan flækjustig algerlega með því einfaldlega að fjarlægja möguleikann að öllu leyti. Að treysta á endalausa hópþræði þýðir að þú annað hvort gefur einhverjum aðgang að öllum skilaboðaskránni eða byrjar nýjan hóp bara fyrir þetta samtal.

Svo hvernig erum við að gera eftir þriðju og síðustu umferð?

Þó tölvupóstur geri ráð fyrir meiri flækjum getur það verið erfiðara að setja upp og líklegt er að þú notir ekki það besta. Þótt spjallforrit séu einfaldari, þá vantar sumt til að hafa virkni í tölvupósti, en eru auðveldari í notkun. Í þessum skilningi snýst það mikið um það sem þú þarft af tækinu.

Og sigurvegarinn er…:

Það er enginn sigurvegari. Það er jafntefli.

Og nei sem gerir ekki alla heldur að sigurvegara.

Að lokum hafa bæði tölvupóst- og spjallforrit jákvæðni og neikvæðni, en hvorugt er hægt að krýna kjörið samskiptatæki.

Tölvupóstur er kannski gamall og of fastur á sinn hátt, skortur nýsköpun og uppfærslur á samskiptareglum.

Spjallforrit eru ný og nýstárleg, en samt of einföld fyrir flækjurnar sem samskiptatæki fyrirtækja krefjast. Þetta er sérstaklega áberandi vegna skorts á yfirliti í hópþræði, þegar samtöl geta farið af umræðuefni og það getur verið auðvelt að missa utan um það sem sagt hefur verið.

Á sama tíma, jafnvel þó að tölvupóstur geri ráð fyrir flóknari virkni, er ólíklegt að þú nýtir það besta.

Svo hvað þýðir þetta, til að fara aftur í upphaflegu spurninguna okkar, „Er leikurinn sendur í tölvupósti?“… Niðurstaða okkar er ekki enn, heldur aðeins vegna skorts á betri keppinauti, svo þessi bardaga verður að halda áfram þar sem sigurvegarinn á eftir að vera séð.